Assistent der Geschäftsleitung

Unternehmensbeschreibung Flashbooks entwickelt moderne, kreative Freundebücher speziell für Sportteams. Das Unternehmen verbindet den Teamgeist des Sports mit liebevoll gestalteten Produkten, die Erinnerungen festhalten und die Gemeinschaft stärken. Durch ansprechendes Design und benutzerfreundliche Lösungen spricht Flashbooks sowohl aktive Sportler:innen als auch Vereine und Organisationen an. Als Teil des Teams haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen, wachstumsorientierten Umfeld mit klarer Ausrichtung auf Teamkultur und Kundennähe mitzuwirken.

Rollenbeschreibung Als Assistent:in der Geschäftsleitung unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf interner Prozesse. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören Kalender- und Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie die Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz. Sie koordinieren interne und externe Ansprechpartner:innen, unterstützen bei Auswertungen, Recherchen und kleinen Projekten und übernehmen die Pflege von Dokumenten und Dateien. Darüber hinaus erstellen und prüfen Sie Reisekosten- und Ausgabenabrechnungen und übernehmen allgemeine administrative Aufgaben. Die Position ist vollständig remote; Sie arbeiten ortsunabhängig im Homeoffice.

Qualifikationen

• Administrative Unterstützung: Sicherer Umgang mit allgemeiner administrativer Assistenz, Office-Organisation und strukturierter Ablage.
• Assistenz der Geschäftsleitung: Erfahrung in Executive Administrative Assistance und Executive Support, inklusive Termin- und Reiseplanung sowie vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen.
• Abrechnungen und Organisation: Routine im Erstellen und Prüfen von Expense Reports sowie in der Bearbeitung administrativer Prozesse.
• Kommunikation: Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, idealerweise auch gute Englischkenntnisse, professionisches Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Weitere Anforderungen: Sehr gute MS-Office- bzw. Google-Workspace-Kenntnisse, hohe Eigenorganisation, Verlässlichkeit, Diskretion und die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert im Remote-Umfeld zu arbeiten; eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil.